「社宅代行」というサービスをご存知でしょうか？社宅制度を提供している企業では、社宅の管理業務の煩雑さに頭を抱えているところも少なくないでしょう。

その煩雑な社宅管理業務を外部の業者に委託し、自社の社宅管理を担う管理コストを減らす「社宅代行」サービスは近年注目され、導入する企業が増えています。

そこでこの記事では、社宅代行のサービス内容やメリット・選定ポイントについて詳しく解説します。

社宅代行とは

それでは、社宅代行の概要について解説していきます。

社宅代行とは

社宅代行とは、社宅の提供や確保、金銭のやりとり、契約書の管理、入居者の入退去の把握などの業務を外注するサービスを指します。

社宅管理業務をアウトソーシングすることで、自社の社宅管理における作業時間やコストを大幅に減らすことができます。

従業員が多い企業の場合、社宅業務管理における作業量は膨大です。

社宅に関する業務を全て自社でマネジメントするには、様々な業務を行う必要があります。

また、不動産の専門知識を持っていない場合、社宅管理の業務を全て自社内で行うことは困難で、非常に手間がかかります。

慣れない担当者が社宅管理業務を行うことは、大きなストレスを負わせると言えます。

社宅代行サービスを導入することによって、人事部や総務部の労力を減らし、本来業務への集中、新たな業務にエネルギーを注げる環境づくりに寄与することが利用価値となります。

また社宅管理において従業員のコストを圧迫している会社は、社宅代行を利用することで人件費をカットできます。

このような利点から、社宅代行サービスを利用する企業が近年増加しています。

社宅代行サービスの内容

社宅代行サービスの内容についてそれぞれ説明します。

不動産物件の紹介

新規の入居者のための物件探しのサポートがあります。

希望する条件に合致する物件を全国の提携不動産会社から探して紹介し、下見の手配なども行います。

入居者の新規契約に関する手続き

入居者の物件の新規契約時に必要な手続きを行います。

サービスの内容は各社によって微妙に異なる部分がありますが、主に新規物件の申請、契約書に関するサポート、鍵の受け渡し、入居案内、家主とのやり取りなどがあります。

賃料等の支払

社宅の場合、従業員の給与控除なども計算した上で賃金を支払うので、特に複雑です。

そして金銭の支払いの計算などは煩雑かつ責任が重い業務で、ミスは許されません。

社宅管理代行会社の専門家に委託することで、トラブルを防ぐことにつながります。

契約更新に関する手続き

物件の契約更新のマネジメントを行います。

具体的には、入居者に更新時期の連絡や更新料の支払い、更新契約書の書類作成、捺印、保管などの業務などです。

退去に関する手続きおよび支払い

退去に発生する手続きに関連する業務を行います。

物件解約の申請、家主への通知、鍵の返却、解約時に発生する金銭の計算、書類の管理などを担います。

社宅代行サービスの5つのメリット

社宅代行を導入することで生まれるメリットを5つ紹介します。

①社宅管理コストの削減

社宅代行を利用することで、社宅管理にかかる人件費や手続き、管理に関わる作業の労力と時間を削減できます。

金銭の支払いを一括にまとめることで、支払いの際にかかる手数料や手間なども省けます。

➁社宅管理業務の窓口を一本化

社宅管理代行会社に業務を委託することで、複雑な事務処理や管理作業などを全て窓口一本で完結することができます。

社宅管理を一括でアウトソーシングすることで、人事部や総務部の負荷が大きく減り、業務効率化が狙えます。

③時期ごとの業務量変動に柔軟に対応

人事異動に伴う社宅の需要は年度末に集中し、時期ごとに変動があります。

社宅管理業務を業者にアウトソーシングすることで、他のタスクに集中して取り組むことができ、従業員のオーバーワークを防げます。

④契約に関するリスクの回避

賃貸契約や賃金などにミスがあった場合、法的問題になる可能性があります。

このように繊細でリスクがある業務はプロに任せた方が安心で、今後起こり得る問題を避けることにつながります。

⑤社宅利用者の満足度が向上

不動産に関する専門知識がある専門家に任せることで、突然の変更やトラブルなどをスムーズに解決できます。

入居者のストレスも減り、従業員の働きやすい環境づくりにもつながるでしょう。

社宅代行サービスのデメリット

社宅代行を導入することで生まれるデメリットを2つ紹介します。

❶社宅委託費用がかかる

社宅代行のサービスを利用するには、社宅管理の外部委託コストがコンスタントにかかります。

社宅代行を利用した場合、そこで削減できる時間、労働、金銭と、新たに発生する委託費用を比較して検討した上で契約するのが良いでしょう。

委託する業務が増えるほど、それに伴うコストが追加で発生します。

➋セキュリティーにまつわる不安

情報漏洩のリスクといったデメリットがあります。

社宅代行を他社に任せるには、入居者の個人情報を伝え、管理・保管してもらう必要があります。

入居者だけではなく、従業員の家族の個人情報も扱うことになります。

守秘義務がしっかりと守られていなければ、安心して個人情報を渡すことができません。

個人情報漏洩の危険性があるので、社宅代行会社やスタッフのプライバシーに対する規制や意識が徹底されているか、また社宅代行が専門事業であるかなど、よく確認しましょう。

社宅代行サービス選定のポイント

社宅管理代行会社を選ぶ際に重要なポイントを解説します。

サポートする提供内容は企業によって異なるため、契約する前によく確認しましょう。

サービス体制が整っているか

社宅代行会社が安定した実績と経験を持っているか、サポートが手厚いか把握しましょう。

社宅管理における業務は広範囲にまたがります。

例えば大企業で、依頼する物件数や社員数が多い場合、依頼する社宅管理代行会社もその規模に合った体制が整っているか確認することも重要です。

入居者が万が一困ったときの事を想定して、迅速に対応してもらえるか、物件のメンテナンスなど定期的に行っているかなどもチェックすると良いでしょう。

一連の管理業務だけではなく、クレーム処理やトラブルなどにも臨機応変に対応でき、サポート制度が充実している会社を選ぶと安心です。

社宅管理代行会社の中でもサービスの内容は、業者によって異なります。

自社のニーズや社宅管理における重要事項・最優先事項を整理してから、コストパフォーマンスの高い企業を選定すると、委託後の満足度も高くなります。

まずは依頼したい内容を明確にして、業者がそれに答えられる万全な体制が整っているか調査する、疑問点があれば確認するなど、事前の準備をしっかりと行いましょう。

どれくらい企業に寄り添っているか

社宅管理代行会社は業務がどの会社も似ているため、どの会社が自社にとってベストか見極めることは容易ではありません。ですが、応対などを見ながら、真摯に寄り添ってくれる会社を選定するようにしましょう。

自社の従業員のプライバシーと生活の管理を委託するので、親身になってヒアリングしてもらえているか、委託する前に実際に会ってチェックするのもおすすめです。

企業のニーズに対応できるよう力を注いでいる社宅管理代行会社であれば、利用する従業員の満足度も高くなるでしょう。

入居前後の事務作業はもちろん、入居中の管理業務やトラブルにも相談・対応の体制が十分に整っていれば、安心して任せられます。

企業の抱える課題や要望に合ったソリューションを提供できる業者を選ぶと良いでしょう。

スピーディに対応しているか

急な人事異動、転勤など、すぐに社宅を用意しなければならないケースもあります。

業務における安定性と正確性も重要ですが、それに加えて急な案件にも迅速に対応してもらえるスピード力も大切です。

社宅管理代行会社の最短対応日数などを確認して、自社が求めているスピードか確認しましょう。

スムーズに問題を処理できる企業かどうかは、企業の実績を見ると把握しやすいです。

実績がある企業は、トラブルに対する対処能力に長けています。

入居者が抱える悩みや起こり得る問題についての対処の実績があれば、問題が発生しても迅速に対応して解決へ導いてくれるため、安心して業務を任せることができるでしょう。

煩雑な社宅管理業務を一任できるサービスを利用しよう

三優エステート株式会社は、社宅管理代行サービスを提供している企業です。

複数の契約内容でも支払い先の窓口を一本化し、法人企業の社宅の運用、管理業務を全て任せることができます。

貸主と管理窓口が一括に統一されるので、クライアント企業がすることは物件選定と金銭の支払いのみと非常にシンプルです。

特に賃貸借の個別契約が一切なくなるので、これまで発生していた業務や人件費を大幅に削減することが可能です。

さらに、賃貸借契約の専門家に業務を委託することで、法務や経理に関して起こり得るリスクを未然に回避できます。

最短6日で社宅提供できるスピード力も、さまざまなトラブルを迅速に解決する体制として心強いでしょう。

顧客企業に寄り添ったサービスを提供しているのが、三優エステートの大きな特徴です。

可能な限り、従業員の希望も組み入れた物件を提供することを重要視しています。

例えば物件選びの際、「ここで、いいですよね？」というようになクライアントの意見を聞かずに良いと断言することは避け、「ここは、どうですか？」「ここが、適していると思います」といった言葉を使うように意識しており、入居者側の意見や希望をヒアリングしながらの応対を心掛けています。

まとめ

この記事では、社宅代行とは何か、利用するメリット・デメリット、委託会社の選定ポイントなどについて詳しく解説しました。

社宅代行を利用するにあたって、事前にサービス内容の理解を深め、自社にとって最適な社宅代行を選ぶためにも、ぜひお役立てください。